Vamos de… convención

Hay quien dice que la vida no tiene otro sentido que el que cada cual quiera darle. Lo mismo le pasa a las convenciones corporativas. Si no tienen un objetivo claro pueden resultar un despropósito. Contaba un alto ejecutivo que en su antigua empresa tuvieron que invitar a las cónyuges porque la reunión, con una acreditada mayoría masculina, ya se había convertido en una simple ocasión para salir de putas en grupo.

La Convención debe ser un lugar de comunicación privilegiado para los participantes.

En realidad una convención corporativa es una buena oportunidad de comunicar a un público clave sobre la trayectoria y estrategia de una empresa de la mano de sus máximos responsables. En el mejor de los casos, puede resultar un foro de intercambio de ideas que precipiten en una mejora asumida por la suma de buenos conocedores de su área de actuación capaces de compartir su experiencia.

Claro que hay que cuidar algunos detalles a evitar. Por ejemplo:

-Convenciones personalistas, a la búlgara, en la que todo el mundo dice que sí cuando le preguntan o se calla todo lo que puede para vomitar luego su bilis a la hora del café. En estos casos, el jefe, amenazante de gesto, es siempre un líder indiscutido y el peloteo hace de la convención un auténtico campus veraniego de baloncesto. Siempre intervienen los mismos y el que se va antes de tiempo hace la preguntita coartada de rigor antes de desaparecer.

-Temarios avalancha, excesivos, con multiplicidad de ponencias que no dan un respiro a los participantes, prácticamente convertidos en oyentes a la fuerza, sin dar oportunidades a que individualmente o en trabajo de grupos haya alguna aportación. No se trata de disfrazar de chicle a todo el mundo, pero sí de evitar el colapso mental y procurar un poco de esparcimiento.

-El lector abusón de power-point. Suele ser típico el fulano que se pasa del tiempo estipulado sin ningún respeto hacia el resto de ponentes. No necesariamente, pero a veces coincide con alguien que prepara cuarenta diapositivas de power-point, fundamentalmente de texto, que pretende leer para la desesperación ajena en apenas diez minutos. El tiempo desperdiciado se intenta recuperar en el café, luego en la comida y, como última solución, llegando tarde o eliminando la actividad lúdica programada por la tarde.

-El local de convención improvisado a última hora, el único disponible en realidad, ya que el alto ejecutivo de turno decidió que no corría prisa alguna preparar una logística ni respetar los bloqueos acordados. Ni la visibilidad ni la acústica son las mejores ni la logística es la más adecuada, con lo que se pierde tiempo y se agota al personal dando vueltas. Muy común cuando no hay un director de comunicación, pero alguien importante en la organización tiene un amigo que le ha dicho que allí, muy bien, oyesss…

Elegir el lugar adecuado es fundamental

Lo cierto es que puede haber uno y mil problemas, pero una dirección de Comunicación capaz podrá evitar muchos de ellos. Basta con que se le deje preparar con antelación y un presupuesto adecuado una buena logística que permita una localización que integre el ocio y el trabajo en un entorno agradable. Proponga un programa de contenidos sensato que apunte sólo los aspectos realmente relevantes o novedosos y elija un variado equipo de ponentes que piensen en compartir más que en impartir. No divida a los participantes en los de primera y segunda categoría y permita y facilite que todos aporten de alguna forma su conocimiento.

De acuerdo, siempre le va a llegar alguien tarde a la primera ponencia del día después de la fiesta nocturna, pero puede que porque se haya tomado una copa de más entre compañeros y no porque todavía se esforzaba en encontrar  la cartera que había descuidado en un garito con aparatosos neones nocturnos.